「ホワイトペーパーが文字ばかりになってしまう」「情報を減らすと内容が薄くなりそうで不安」「図解を入れたいけれど、どこを図にすればよいかわからない」

ホワイトペーパーを制作する中で、このような悩みを感じる方も多いのではないでしょうか。

文字が多いホワイトペーパーは、単純に文章量が多いことだけが原因ではありません。

テーマが広すぎたり、伝えたい情報を整理できていなかったり、文章で説明しなくてもよい内容まで文章にしていたりすることで、結果として文字量が増えているケースもあります。

これまで500本以上のホワイトペーパー制作に携わってきた中でも、文字が多くなっている資料にはいくつか共通する原因があります。

本記事では、ホワイトペーパーの文字量が多くなりやすい原因と、情報を削りすぎずに読みやすく整理するためのポイントについて解説します。

文字が多いホワイトペーパーは「文章量」だけが問題ではない

文字が多いホワイトペーパーを見ると、最初に「文章を短くしよう」と考えがちです。

もちろん、不要な表現を削ることは重要です。

しかし、そもそものテーマや構成に問題がある場合、文章だけを短くしても読みやすいホワイトペーパーにはなりません。

例えば、一つのページで複数の内容を説明しようとしていたり、文章でしか情報を整理していなかったりすると、自然と文字量は増えていきます。

重要なのは、「何文字まで減らすか」ではなく、その情報を読者が理解しやすい形で整理できているかを考えることです。

文字が多いホワイトペーパーに共通する7つの原因

文字量が増える原因は、ライティングだけでなく企画や構成の段階にもあります。

1．一つのホワイトペーパーに多くのテーマを入れている

最も多い原因の一つが、一冊の中に多くのテーマを入れようとすることです。

例えば、「BtoBマーケティング完全ガイド」として、SEO、Web広告、ホワイトペーパー、メルマガ、ウェビナー、MA、インサイドセールス、KPI設計まで詳しく説明しようとすれば、当然ながら情報量は増えます。

その結果、一つひとつのページに文章を詰め込まなければ収まらなくなります。

ホワイトペーパーでは、基本的に一つの資料で一つのテーマを扱う方が情報を整理しやすくなります。

「BtoBのリード獲得方法」「ホワイトペーパーをメルマガで活用する方法」「BtoBマーケティングのKPI設計」など、顧客課題ごとにテーマを分けることで、一冊あたりの情報量も適切に保ちやすくなります。

2．伝えたい情報の優先順位が決まっていない

企業側が伝えたい情報をすべて入れようとすると、文字量は増えやすくなります。

特に、専門知識やノウハウを多く持っている企業ほど、「これも説明した方がよい」「この注意点も入れたい」と情報が増えていく傾向があります。

しかし、読者にとって必要な情報と、企業が伝えたい情報がすべて一致するとは限りません。

ホワイトペーパーでは、「この資料を読んだ後、読者に何を理解してほしいのか」を明確にし、その目的に必要な情報から優先的に掲載することが重要です。

補足情報や詳細な説明は、別のホワイトペーパーや関連記事へ分ける方法もあります。

3．構成を作らずに文章を書き始めている

構成を十分に整理しないまま原稿を書き始めると、同じ内容を繰り返したり、説明の順番が前後したりしやすくなります。

例えば、原因を説明している途中で解決策に触れ、その後また原因の話に戻ると、文章が長くなりやすくなります。

最初に見出しを作り、各セクションで何を伝えるかを決めておけば、必要な情報を適切な場所へ配置できます。

一般的な課題解決型であれば、「課題」「原因」「解決方法」「具体的な進め方」「まとめ」といった順番で整理すると、情報の重複を防ぎやすくなります。

文章を書く前の構成設計が、結果的に文字量を抑えることにつながります。

4．文章で説明することを前提にしている

文字が多いホワイトペーパーでは、すべての情報を文章で説明しているケースも少なくありません。

情報の種類によっては、文章よりも表や図解の方が分かりやすく伝えられます。

例えば、5つの施策の特徴をそれぞれ文章で説明するより、比較表にした方が違いを短時間で理解できる場合があります。

文字を無理に削るのではなく、文章以外の表現へ置き換えられないかを考えることが重要です。

5．一つのページに情報を詰め込みすぎている

ページ数を増やしたくないという理由で、一つのページに多くの情報を入れてしまうことがあります。

しかし、10ページに収めるために文章を詰め込むよりも、12ページに分けて見せた方が読みやすいケースもあります。

例えば、一つのページに「課題」「原因」「解決策」をすべて入れるのではなく、それぞれを分けて説明すれば、情報のまとまりが分かりやすくなります。

ページ数を少なくすることよりも、1ページで何を理解してもらうのかを明確にすることを優先しましょう。

6．文章が長く、一文の中に複数の情報を入れている

構成が整理されていても、一文が長いとページ全体が文字で埋まって見えます。

特に、一つの文章の中で背景、原因、具体例、結論まで説明しようとすると、一文が長くなりがちです。

例えば、

「ホワイトペーパーはリード獲得だけでなく、メルマガや営業活動にも活用できるため、複数の顧客フェーズに合わせてテーマを用意し、それぞれの反応を分析することで、次の企画にも活かすことができます。」

という文章には、複数の情報が含まれています。

これを、

「ホワイトペーパーは、リード獲得だけでなくメルマガや営業活動にも活用できます。顧客フェーズに合わせて複数のテーマを用意すれば、それぞれの反応も比較できます。そこで得られたデータは、次の企画を考える材料にもなります。」

と分ければ、一つひとつの内容を理解しやすくなります。

文字数自体が大きく減らなくても、文章を適切に区切ることで読みやすさは改善できます。

7．サービス紹介まで詳しく説明しすぎている

ホワイトペーパー本編だけでなく、最後のサービス紹介によって文字量が増えているケースもあります。

サービスの特徴、対応範囲、制作フロー、実績、料金、FAQなどを一冊の中ですべて説明すると、ホワイトペーパーというよりサービス資料に近くなります。

本編のテーマと関連する情報に絞り、詳しいサービス情報はサービスページや別の資料へ誘導する方法があります。

特に潜在層向けのホワイトペーパーでは、サービスを詳しく説明することよりも、まず読者が求めている情報を十分に提供することを優先しましょう。

「文字を減らす」と「情報を減らす」は違う

文字量を改善するときに、必要な情報まで削ってしまうケースがあります。

しかし、読みやすいホワイトペーパーを作るために必要なのは、単純に情報量を減らすことではありません。

同じ情報でも、表現方法を変えることで文字量を抑えながら分かりやすく伝えられます。

例えば、3つのサービスを比較する場合、各サービスについて長い文章を3つ並べるより、比較項目を設定して表にまとめた方が理解しやすくなります。

複雑な業務フローであれば、各工程を文章で説明する前に全体像をフロー図で示す方法もあります。

重要なのは、必要な情報は残しながら、読者が理解しやすい形へ変換することです。

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まずは「1ページ1メッセージ」で考える

ページの文字量を整理する際に意識したいのが、1ページで伝えるメッセージを絞ることです。

例えば、一つのページで「なぜホワイトペーパーが必要なのか」を説明するのであれば、その理由を理解してもらうことに集中します。

同じページで作り方や活用方法、サービス紹介まで説明すると、情報の優先順位が分かりにくくなります。

必ず厳密に1ページ1テーマにする必要はありませんが、そのページを見たときに何を理解してほしいのかを一言で説明できる状態にすると、情報を整理しやすくなります。

見出しだけで内容の流れが分かるようにする

読みやすいホワイトペーパーでは、本文をすべて読まなくても、見出しを見るだけで大まかな流れを理解できます。

例えば、「ホワイトペーパーが必要な理由」「成果が出ない原因」「改善する3つの方法」「制作時の注意点」という見出しが並んでいれば、読者はページをめくりながら全体像を把握できます。

一方、「ポイント①」「ポイント②」「重要なこと」のような抽象的な見出しでは、本文を読まなければ内容が分かりません。

見出し自体に意味を持たせることで、本文で説明しなければならない情報も減らしやすくなります。

図解は文章を装飾するために入れるものではない

文字が多いと感じたときに、とりあえずアイコンやイラストを追加するだけでは根本的な改善になりません。

図解の役割は、文章を華やかに見せることではなく、情報の構造を分かりやすくすることです。

例えば、文章の横に人物イラストを置いても、文章量はほとんど変わりません。

一方、文章で説明していた手順をフロー図にしたり、複数の違いを比較表にしたりすれば、情報の理解そのものを助けられます。

図解を入れる際には、「どの文章を図に変えるか」ではなく、この情報にはどのような関係性や構造があるかを考えることが重要です。

文字量はデザインだけでは解決できない

原稿が完成してからデザイナーに「文字が多いので何とかしてください」と依頼するケースもあります。

しかし、原稿に必要以上の情報が入っていれば、デザインだけで読みやすくするには限界があります。

文字サイズを小さくしたり、行間を狭くしたりすればページには収まりますが、読者にとって読みやすい資料にはなりません。

文字量の問題は、企画、構成、ライティング、図解設計、デザインを通して解決する必要があります。

特に、テーマの範囲や構成はデザイン段階では大きく変更しにくいため、制作の早い段階から情報量を整理しておくことが重要です。

情報を整理するときは「削る・分ける・置き換える」で考える

文字量が多いページを改善するときには、「文章を短くする」だけで考える必要はありません。

情報そのものが不要であれば削り、同じページに情報が集中している場合は複数ページや別コンテンツへ分け、文章よりも適した表現がある場合には図解や表へ置き換えます。

この3つの考え方を使い分けることで、必要な情報を残しながらページを整理できます。

例えば、補足説明が長い場合は削るか別ページへ分け、複数サービスの特徴説明は比較表へ置き換えるといった方法があります。

文章を短くすることだけに集中するよりも、情報の扱い方そのものを見直す方が効果的です。

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完成後は「流し読み」で確認する

ホワイトペーパーが完成したら、本文を一文字ずつ読むだけでなく、ページを短時間でめくりながら確認することをおすすめします。

その際には、見出しだけで内容が分かるか、文字が集中しているページがないか、図解や表で整理できそうな箇所が残っていないか、ページごとの情報量に大きな差がないかを確認します。

ホワイトペーパーは、すべての読者が最初から最後まで文章を精読するとは限りません。

見出しや図解を中心に確認したり、自分に必要なページだけを読んだりする人もいます。

流し読みでも内容をある程度理解できる状態になっているかを見ることで、文字量だけでは分からない読みやすさを確認できます。

文字が多いときは制作工程の上流から見直す

完成したホワイトペーパーが文字ばかりになっている場合、最後のデザインだけを修正するよりも、制作工程をさかのぼって原因を確認することが重要です。

テーマが広すぎるのであればテーマを分け、情報の優先順位が不明確であれば構成を見直します。説明が長い場合はライティングを整理し、文章で説明する必要がない情報は図解や表へ変更します。

どこに原因があるかによって、適切な改善方法も変わります。

文字が多いという問題を、単なるデザイン上の問題として扱わないことが大切です。

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まとめ｜文字を減らす前に情報を整理する

文字が多いホワイトペーパーは、文章が長いことだけが原因ではありません。

テーマが広すぎる、伝えたい情報の優先順位が決まっていない、構成を作らずに文章を書いている、すべてを文章で説明しているなど、制作工程のさまざまな部分に原因があります。

そのため、完成後に文字サイズを小さくしたり、無理に文章を削ったりするだけでは、十分に改善できないことがあります。

まずは誰に何を伝えるホワイトペーパーなのかを整理し、必要な情報を適切な順番に並べます。そのうえで、文章で伝えるべき情報と、図解や表にした方が分かりやすい情報を分けることが重要です。

ホワイトペーパーでは、文字数そのものを少なくすることよりも、読者が短時間で必要な情報を理解できる状態を作ることを意識しましょう。

PADOUでは、これまで500本以上のホワイトペーパー制作に携わってきた経験を活かし、テーマ企画や構成、ライティング、情報整理、図解、デザインまで一貫して対応しています。

「原稿を作ると文字ばかりになってしまう」「情報量が多く、どこまで載せればよいかわからない」「文章を図解へ整理したい」といった段階からでも、読者に伝わりやすい構成へ整理しながら制作をご支援します。

ホワイトペーパーの企画や制作についてお悩みの場合は、まずはお気軽にご相談ください。